Филиал ППК «Роскадастр» по Архангельской области и Ненецкому автономному округу проводит работы по созданию электронного архива с 2014 года. На хранении в архиве регионального Роскадастра находится порядка 1,23 млн документов. Это кадастровые и реестровые дела, дела правоустанавливающих документов, землеустроительная документация. Более 840 тыс. дел уже переведены филиалом Компании в электронный вид.
Перевод документов в электронный вид – весьма ответственный и трудоёмкий процесс. Главной задачей является создание качественной и полной электронной копии бумажного дела.
Цифровизация архива значительно повышает скорость и удобство получения государственных услуг Росреестра, способствует оперативному межведомственному взаимодействию государственных и муниципальных структур и обслуживанию населения по экстерриториальному принципу. Раньше поиск нужного документа в бумажном деле мог занимать часы или даже дни, а само дело пересылалось почтой. Теперь, благодаря электронному архиву, мгновенно можно увидеть скан-копию реестрового дела в единой базе, независимо от того, где физически хранится оригинал. Больше нет нужды ехать в тот город, где расположена недвижимость. Оперативное межведомственное взаимодействие теперь происходит автоматически.
Бумага горит, тонет, желтеет и рассыпается. Серверы с электронными делами защищены резервированием. Электронный фонд Роскадастра хранится бессрочно.
«Оцифровка архивов – это наполнение Единого государственного реестра недвижимости полными и точными сведениями ради спокойствия собственника, – поясняет заместитель директора регионального Роскадастра Ирина Петрова. – За цифровым архивом будущее. Информация надежно защищена, а все документы доступны для работы в любое время».
В итоге проект перестал быть внутренней историей Компании. Филиал ППК «Роскадастр» по Архангельской области и Ненецкому автономному округу действительно оптимизировал свои площади и расходы на логистику, но главный результат этой работы сегодня измеряется сэкономленным временем и уверенностью в сохранности документов.